内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司
   
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内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司文件收发与档案管理办法
来源: | 作者:奥都科技 | 发布时间: 2017-04-01 | 10420 次浏览 | 分享到:


第一章   

第一条  为加强公司文件收发、传阅以及档案管理,规范相关收集、传阅和归档流程和方法,确保公司文件和档案的完整性、准确性和系统性,切实做到符合公司需求和保证内部管理有效运行,特制定本办法。

第二条  本办法适用于公司各部门的文件与档案的收集、整理、分类、利用及归档工作,公司独立机构参照执行或结合实际制定针对性管理办法。

第三条  本办法所称的文件是指来自政府、厅局、内蒙古大学、总公司及合作方的各类公文、文书、函件、制度、办法和其他材料,同时包括公司内部及分支机构的通知、公告、纪要、任命、函件、声明等材料,文件包括纸质文件和电子版文件。

第四条  本办法所称的档案是指公司过去和现在各部门及员工从事业务、经营、管理、宣传等活动过程中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、电脑盘片、影像、荣誉事务、证件等不同形式的历史记录。财务部门相关档案管理依据财务制度独立管理,可参照本办法执行。

第五条  公司全体员工须在工作中严格履行本办法,做好文件收发与档案管理工作,对出现过失过错的依照公司考核制度执行。

第二章  文件收发管理

第六条  文件分类与编号

公司文件根据实际需要分为以下 类并明确编号规则:

1、收进文件:指本公司以外的单位发来、接收的文件;编号规则为:奥都科技收字xxxx-xxxx号,例如201711日收文编号则为:奥都科技收字2017-0101号。

2、外发文件:指公司向外单位、独立机构等发出的各类红头文件;编号规则为:奥都科技发字xxxx-xxxx号,例如201711日发文编号则为:奥都科技发字2017-0101号。

3、内部文件:指公司内部传阅、传递的通知公告、会议纪要等蓝头文件;编号规则为:奥都科技内字xxxx-xxxx号,例如201711日印发的内部文件,编号则为:奥都科技内字2017-0101号。

第七条  收进文件管理流程

收进文件管理包括:登记、阅批、办理、转发、催办、归档等。

1、登记:凡公司文件收进由办公室负责,收到文件后0.5个工作日内登记电子版文件记录表(见附件1)并填写公司文件阅批单(见附件2),根据文件内容交与相关领导、部门负责人阅批;

2、阅批:公司领导及相关人员在1个工作日内阅览收进文件,批注办理要求后交还办公室;

3、办理:办公室根据阅批结果将文件复印件交由相关人员办理,文件接收人在文件登记簿(见附件3)登记;

4、转发:根据阅批结果如需转发文件的,由办公室在1个工作日内转发文件复印件和文件阅批单复印件,收件方在文件登记簿登记;

5、催办:收进文件在未完成阅批、办理、转发等流程前,有义务依照时限要求催办文件流程;

6、归档:收进文件流程结束后,办公室对文件阅批单、收进文件原件进行归档保存,如有特殊情况须在文件阅批单备注栏说明。

第八条  外发文件管理流程

外发文件管理包括:起草、修改、会签、印刷、外发等。

1、起草:项目负责人于1个工作日内起草外发文件初稿,报办公室审核修改;

2、修改:经办公室反馈修改意见后,起草人对文件初稿进行修改完善,直至办公室审核通过为止;

3、会签:办公室填写发文会签单(见附件4),联同文件全文报公司领导会签,公司领导于1个工作日内在会签单对文件内容进行批阅修改;

4、印刷:会签后,由办公室根据要求最终修改文件内容并印刷相应份数;

5、外发:办公室根据要求于1个工作日内对文件进行纸质存档、电子存档、外发、抄送等工作,文件接收人在文件登记簿登记;

第九条  内部文件管理流程

外发文件管理包括:起草、修改、会签、印刷、传阅、存档等。

1、起草:项目负责人于1个工作日内起草内部文件初稿,报办公室审核修改;

2、修改:经办公室反馈修改意见后,起草人对文件初稿进行修改完善,直至办公室审核通过为止;

3、会签:办公室填写文件会签单(见附件4),联同文件全文报公司领导会签,公司领导于1个工作日内在会签单对文件内容进行批阅修改;

4、印刷:会签后,由办公室根据要求最终修改文件内容并印刷相应份数;

5、传阅:办公室负责督促文件传阅工作,文件阅读人与1个工作日内在文件阅批单登记;

6、存档:办公室根据要求对文件和阅批单进行纸质存档、电子存档等工作;

第十条  文件收发管理是公司运营过程中的重要环节,任何人不得以任何原因拖延、遗漏相关工作,未按要求开展并造成一定不良影响和损失的,公司依照绩效考核办法进行惩罚。

第三章  档案管理

第十一条  公司档案管理实行统一编号、分类归档、电子登记的总体原则。

第十二条  归档编号分类与规则

1、各类文件根据本办法第六条执行,归档档案盒标签编号依如下执行:奥都MM-XXXX-归档内容

其中MM代表类别或部门简称,XXXX代表归档年份,归档内容为文件类别统称。例如公司2017年技术服务合同归档盒标签则为:奥都合同-2017-技术服务;环境检测中心2017年外发报告则为:奥都环检-2017-外发报告。

2、公司常用各类归档简称:

序号

归档简称

归档内容

1

奥都外发

外发文件

2

奥都收文

收进文件

3

奥都内文

各类内部文件

4

奥都人力

人力资源相关材料

5

奥都职工

职工个人档案

6

奥都制度

各类公司制度

7

奥都合同

各类合同

8

奥都党务

党务相关工作材料

9

奥都环检

环境检测中心相关文件

10

奥都会议

各类会议记录、纪要等

第十三条  归档简称为归档大类名称,可根据年份、具体内容进行二级划分。如奥都职工归档实行一人一档,归档文件盒名称为奥都职工-入职年份-职工姓名,其中包括员工入职登记表、学历信息、劳动合同、考核记录、个人总结计划、评优记录等;又如奥都合同可分为奥都合同-2017-技术服务/合作共建/采购等。

第十四条  每个归档档案盒须放置内容清单(见附件5),填写文件名称、存入时间、经办人等详细信息,相关文件若有电子版则须留存电子版,文件夹命名与档案盒命名一致。电子版档案实行季度末备份,汇总刻录光盘后交由办公室存档。

第四章  附则

第十五条  本办法主要用于公司文件、档案管理,公司各部门及所有员工须严格执行,相关工作计入个人考核内容。

第十六条  本办法自发布之日起实施,若出现不合理情况可由公司进行修订。

 

 

                                201741


附件 1 内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司电子版文件记录表(正式使用时用excel记录)
 

附件2内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司收文阅批单

附件内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司文件领取登记簿

附件4内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司发文会签单

附件5内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司归档内容清单