第一章 总 则
第一条 为加强公司文件收发、传阅以及档案管理，规范相关收集、传阅和归档流程和方法，确保公司文件和档案的完整性、准确性和系统性，切实做到符合公司需求和保证内部管理有效运行，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司各部门的文件与档案的收集、整理、分类、利用及归档工作，公司独立机构参照执行或结合实际制定针对性管理办法。
第三条 本办法所称的文件是指来自政府、厅局、内蒙古大学、总公司及合作方的各类公文、文书、函件、制度、办法和其他材料，同时包括公司内部及分支机构的通知、公告、纪要、任命、函件、声明等材料，文件包括纸质文件和电子版文件。
第四条 本办法所称的档案是指公司过去和现在各部门及员工从事业务、经营、管理、宣传等活动过程中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、电脑盘片、影像、荣誉事务、证件等不同形式的历史记录。财务部门相关档案管理依据财务制度独立管理，可参照本办法执行。
第五条 公司全体员工须在工作中严格履行本办法，做好文件收发与档案管理工作，对出现过失过错的依照公司考核制度执行。
第二章 文件收发管理
第六条 文件分类与编号
公司文件根据实际需要分为以下
类并明确编号规则：
1、收进文件：指本公司以外的单位发来、接收的文件；编号规则为：奥都科技收字xxxx-xxxx号，例如2017年1月1日收文编号则为：奥都科技收字2017-0101号。
2、外发文件：指公司向外单位、独立机构等发出的各类红头文件；编号规则为：奥都科技发字xxxx-xxxx号，例如2017年1月1日发文编号则为：奥都科技发字2017-0101号。
3、内部文件：指公司内部传阅、传递的通知公告、会议纪要等蓝头文件；编号规则为：奥都科技内字xxxx-xxxx号，例如2017年1月1日印发的内部文件，编号则为：奥都科技内字2017-0101号。
第七条 收进文件管理流程
收进文件管理包括：登记、阅批、办理、转发、催办、归档等。
1、登记：凡公司文件收进由办公室负责，收到文件后0.5个工作日内登记电子版文件记录表（见附件1）并填写公司文件阅批单（见附件2），根据文件内容交与相关领导、部门负责人阅批；
2、阅批：公司领导及相关人员在1个工作日内阅览收进文件，批注办理要求后交还办公室；
3、办理：办公室根据阅批结果将文件复印件交由相关人员办理，文件接收人在文件登记簿（见附件3）登记；
4、转发：根据阅批结果如需转发文件的，由办公室在1个工作日内转发文件复印件和文件阅批单复印件，收件方在文件登记簿登记；
5、催办：收进文件在未完成阅批、办理、转发等流程前，有义务依照时限要求催办文件流程；
6、归档：收进文件流程结束后，办公室对文件阅批单、收进文件原件进行归档保存，如有特殊情况须在文件阅批单备注栏说明。
第八条 外发文件管理流程
外发文件管理包括：起草、修改、会签、印刷、外发等。
1、起草：项目负责人于1个工作日内起草外发文件初稿，报办公室审核修改；
2、修改：经办公室反馈修改意见后，起草人对文件初稿进行修改完善，直至办公室审核通过为止；
3、会签：办公室填写发文会签单（见附件4），联同文件全文报公司领导会签，公司领导于1个工作日内在会签单对文件内容进行批阅修改；
4、印刷：会签后，由办公室根据要求最终修改文件内容并印刷相应份数；
5、外发：办公室根据要求于1个工作日内对文件进行纸质存档、电子存档、外发、抄送等工作，文件接收人在文件登记簿登记；
第九条 内部文件管理流程
外发文件管理包括：起草、修改、会签、印刷、传阅、存档等。
1、起草：项目负责人于1个工作日内起草内部文件初稿，报办公室审核修改；
2、修改：经办公室反馈修改意见后，起草人对文件初稿进行修改完善，直至办公室审核通过为止；
3、会签：办公室填写文件会签单（见附件4），联同文件全文报公司领导会签，公司领导于1个工作日内在会签单对文件内容进行批阅修改；
4、印刷：会签后，由办公室根据要求最终修改文件内容并印刷相应份数；
5、传阅：办公室负责督促文件传阅工作，文件阅读人与1个工作日内在文件阅批单登记；
6、存档：办公室根据要求对文件和阅批单进行纸质存档、电子存档等工作；
第十条 文件收发管理是公司运营过程中的重要环节，任何人不得以任何原因拖延、遗漏相关工作，未按要求开展并造成一定不良影响和损失的，公司依照绩效考核办法进行惩罚。
第三章 档案管理
第十一条 公司档案管理实行统一编号、分类归档、电子登记的总体原则。
第十二条 归档编号分类与规则
1、各类文件根据本办法第六条执行，归档档案盒标签编号依如下执行：奥都MM-XXXX-归档内容
其中MM代表类别或部门简称，XXXX代表归档年份，归档内容为文件类别统称。例如公司2017年技术服务合同归档盒标签则为：奥都合同-2017-技术服务；环境检测中心2017年外发报告则为：奥都环检-2017-外发报告。
2、公司常用各类归档简称：
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序号
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归档简称
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归档内容
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1
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奥都外发
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外发文件
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2
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奥都收文
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收进文件
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3
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奥都内文
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各类内部文件
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4
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奥都人力
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人力资源相关材料
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5
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奥都职工
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职工个人档案
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6
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奥都制度
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各类公司制度
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7
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奥都合同
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各类合同
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8
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奥都党务
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党务相关工作材料
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9
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奥都环检
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环境检测中心相关文件
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10
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奥都会议
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各类会议记录、纪要等
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第十三条 归档简称为归档大类名称，可根据年份、具体内容进行二级划分。如奥都职工归档实行一人一档，归档文件盒名称为奥都职工-入职年份-职工姓名，其中包括员工入职登记表、学历信息、劳动合同、考核记录、个人总结计划、评优记录等；又如奥都合同可分为奥都合同-2017-技术服务/合作共建/采购等。
第十四条 每个归档档案盒须放置内容清单（见附件5），填写文件名称、存入时间、经办人等详细信息，相关文件若有电子版则须留存电子版，文件夹命名与档案盒命名一致。电子版档案实行季度末备份，汇总刻录光盘后交由办公室存档。
第四章 附则
第十五条 本办法主要用于公司文件、档案管理，公司各部门及所有员工须严格执行，相关工作计入个人考核内容。
第十六条 本办法自发布之日起实施，若出现不合理情况可由公司进行修订。
2017年4月1日
附件 1 内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司电子版文件记录表（正式使用时用excel记录）
附件2： 内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司收文阅批单
附件3 内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司文件领取登记簿
附件4： 内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司发文会签单
附件5：内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司归档内容清单
