第一章 总 则
第一条 为规范公司接待、外联工作，确保各项流程顺利进行，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 公司接待与外联工作总体原则为：注重礼仪、勤俭节约、结合实际、统一协调。
第三条 本办法适用于公司各类接待、对外接洽联系等活动。
第四条 公司接待、外联活动属于员工基本工作内容，原则上无特殊原因或正当理由，公司员工有义务积极、主动参与公司接待外联活动。
第二章 职责管理与分工
第五条 公司接待与外联工作由办公室牵头负责，根据实际情况进行拟定计划、安排与协调相关人员具体实施。
第六条 涉及接待与外联工作的部门负责人、项目经理、员工需自计划拟定起，全程配合办公室做好接待外联工作。
第七条 公司副总经理和总工负责审核相关计划、监督接待外联工作开展。
第八条 单次接待与外联工作经费低于5000元，报销签批流程为：办公室、财务主管、总工、副总经理；单次接待与外联工作经费高于5000元，需提前报批，报销签批流程为：办公室、财务主管、总工、副总经理、总经理。
第九条 公司定点住宿、餐饮单位记账签字权人包括：总经理、副总经理、总工、办公室负责人。除上述人员外，其他员工不得签字记账。
第三章 接待外联分类、要求及经费标准
第十条 短时间来访、参观、检查等，由办公室和已建立联系的员工负责接洽，要求：第一时间引导客人至会议室落座并提供茶水，索要留存客方名片等相关材料，根据实际情况通知公司领导，办公室负责影像拍摄和新闻稿撰写。
第十一条 会议召开来访等，由办公室和会议内容相关人员负责接洽，要求：根据会议计划和规模，提前清洁布置会议室、准备会议材料和茶水，第一时间引导参会人员至会议室落座并提供所需物品，办公室负责影像拍摄和新闻稿撰写。
第十二条 外出拜访、参观、参会等，要求：着装得当（必要时着正装）并保持良好行为举止，携带齐全名片、宣传册、相关材料，过程中详细做好文字记录及影像拍摄，根据需要搜集索要相关资料，归岗后撰写新闻稿。
第十三条 招待用餐标准及要求：
1、在接待、外联过程中确需招待用餐的，须经副总经理或总工同意；
2、需公司人员陪同招待的，原则上要尽可能精简陪同人数，陪同人数不得多于客人数；
3、招待地点原则上以校内或周边饭店优先，特殊情况时可根据实际需要和招待标准确定；
4、招待用餐标准分A、B、C三个档次，标准选取由负责人根据综合情况确定，具体标准如下：
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A类
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B类
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C类
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备注
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人均消费
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150元
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80元
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40元
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含烟酒茶
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C类适用于招待合作单位一般工作人员、领导随从及司机等；B类适用于招待较重要业务洽谈单位人员、专家、评审人员；A档适用于招待特别重要人员（须经总经理同意）。公司员工加班工作餐标准不参照上述标准，依照《日常支出管理办法》执行；
5、招待负责人须开具用餐发票，并索要结账明细单（附于报销单后），确因酒店原因未能开具发票的，报销金额以结账明细单为准。
第十四条 住宿安排标准及要求：
1、在接待、外联过程中确需安排住宿的，须经副总经理或总工同意；
2、住宿安排地点原则上为校内宾馆，特殊情况下可安排至校外地点；
3、住宿安排标准分A、B两个档次，标准选取由负责人根据综合情况确定，具体标准如下：
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A类
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B类
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备注
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住宿标准/人（上限）
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350元
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280元
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含早点
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B类适用于安排公司合作伙伴人员、专家等；A类适用于安排特别重要领导、专家学者等（须经总经理同意）。公司员工特殊情况需安排临时住宿的，地点为校内宾馆，实行公司记账；
4、招待负责人须开具住宿发票，并索要结账明细单（附于报销单后），确因酒店原因未能开具发票的，报销金额以结账明细单为准。
第十五条 招待用车标准及要求：
1、在接待、外联过程中确需用车的，实行事后办公室登记制，填写用车记录单（附件1）交办公室留档；
2、用车原则上以总公司交通服务部派车为主，不鼓励自驾私家车，特殊情况下确需自驾私家车的，在保证安全的同时公司事后根据公里数给予一定油补；
第四章 重要接待、外联的计划与准备
第十六条 公司出现重要接待时，办公室或负责人须提前制定接待计划，报公司总经理、副总经理审核。
第十七条 重要接待计划应包括以下内容：
1、 接待类型与规模；
2、 来宾情况（包括来宾个人信息、交通信息、逗留时间、注意事项）；
3、 接待人员组成及职责分工；
4、 接待安排（包括会议、参观、吃住行计划等）；
5、 经费预算；
6、 其他需要考虑的细节和前期准备。
第十八条 接待计划编制完成后，相关人员依照计划内容按时、保质开展工作，避免各类突发事件发生。
第十九条 公司开展重要外联工作时，须根据外联目的制定外联工作提纲，具体内容包括：
1、 对方基本信息；
2、 外联工作目的和预期效果；
3、 须提前准备的资料清单；
4、 重点搜集和索取内容清单；
5、 其他需要说明的问题。
第五章 接待外联礼仪规范
第二十条 接待礼仪：
1、 仪表：面容清洁，衣着得体；
2、 举止：稳重端庄，从容大方；
3、 言语：语气温和，礼貌文雅；
4、 态度：诚恳热情，不卑不亢。
第二十一条 接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进，先出；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同事；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
第二十二条 外联过程中，须主动自我介绍并递上名片，着重记忆对方人员姓名和称呼方式，注意说话时机和表达方式，遵守所在地点相关规定，保持公司良好形象。
第二十三条 接待外联中涉及机要事务、秘密文件、重要会议，要特别注意保密；接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意保守公司相关秘密；对不宜摄影摄像的场合，自觉不予拍摄或向来访人员说明。
第二十四条 接待中应厉行节约，精打细算，不摆阔气，不讲排场，不奢侈浪费，严格依照标准执行。
第六章 附 则
第二十五条 本办法自发布之日起实施，公司独立机构参照执行。
第二十六条 本办法中若出现与实际不适应情况，可报公司进行修订。
2017年4月1日
