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内蒙古大学奥都科技开发有限责任公司接待与外联管理办法
来源: | 作者:奥都科技 | 发布时间: 2017-04-01 | 10339 次浏览 | 分享到:

第一章   

第一条  为规范公司接待、外联工作,确保各项流程顺利进行,结合公司实际,特制定本办法。

第二条  公司接待与外联工作总体原则为:注重礼仪、勤俭节约、结合实际、统一协调。

第三条  本办法适用于公司各类接待、对外接洽联系等活动。

第四条  公司接待、外联活动属于员工基本工作内容,原则上无特殊原因或正当理由,公司员工有义务积极、主动参与公司接待外联活动。

第二章  职责管理与分工

第五条  公司接待与外联工作由办公室牵头负责,根据实际情况进行拟定计划、安排与协调相关人员具体实施。

第六条  涉及接待与外联工作的部门负责人、项目经理、员工需自计划拟定起,全程配合办公室做好接待外联工作。

第七条  公司副总经理和总工负责审核相关计划、监督接待外联工作开展。

第八条  单次接待与外联工作经费低于5000元,报销签批流程为:办公室、财务主管、总工、副总经理;单次接待与外联工作经费高于5000元,需提前报批,报销签批流程为:办公室、财务主管、总工、副总经理、总经理。

第九条  公司定点住宿、餐饮单位记账签字权人包括:总经理、副总经理、总工、办公室负责人。除上述人员外,其他员工不得签字记账。

第三章  接待外联分类、要求及经费标准

第十条  短时间来访、参观、检查等,由办公室和已建立联系的员工负责接洽,要求:第一时间引导客人至会议室落座并提供茶水,索要留存客方名片等相关材料,根据实际情况通知公司领导,办公室负责影像拍摄和新闻稿撰写。

第十一条  会议召开来访等,由办公室和会议内容相关人员负责接洽,要求:根据会议计划和规模,提前清洁布置会议室、准备会议材料和茶水,第一时间引导参会人员至会议室落座并提供所需物品,办公室负责影像拍摄和新闻稿撰写。

第十二条  外出拜访、参观、参会等,要求:着装得当(必要时着正装)并保持良好行为举止,携带齐全名片、宣传册、相关材料,过程中详细做好文字记录及影像拍摄,根据需要搜集索要相关资料,归岗后撰写新闻稿。

第十三条  招待用餐标准及要求:

1、在接待、外联过程中确需招待用餐的,须经副总经理或总工同意;

2、需公司人员陪同招待的,原则上要尽可能精简陪同人数,陪同人数不得多于客人数;

3、招待地点原则上以校内或周边饭店优先,特殊情况时可根据实际需要和招待标准确定;

4、招待用餐标准分ABC三个档次,标准选取由负责人根据综合情况确定,具体标准如下:

 

A

B

C

备注

人均消费

150

80

40

含烟酒茶

C类适用于招待合作单位一般工作人员、领导随从及司机等;B类适用于招待较重要业务洽谈单位人员、专家、评审人员;A档适用于招待特别重要人员(须经总经理同意)。公司员工加班工作餐标准不参照上述标准,依照《日常支出管理办法》执行;

5、招待负责人须开具用餐发票,并索要结账明细单(附于报销单后),确因酒店原因未能开具发票的,报销金额以结账明细单为准。

第十四条  住宿安排标准及要求:

1、在接待、外联过程中确需安排住宿的,须经副总经理或总工同意;

2、住宿安排地点原则上为校内宾馆,特殊情况下可安排至校外地点;

3、住宿安排标准分AB两个档次,标准选取由负责人根据综合情况确定,具体标准如下:

 

A

B

备注

住宿标准/人(上限)

350

280

含早点

B类适用于安排公司合作伙伴人员、专家等;A类适用于安排特别重要领导、专家学者等(须经总经理同意)。公司员工特殊情况需安排临时住宿的,地点为校内宾馆,实行公司记账;

4、招待负责人须开具住宿发票,并索要结账明细单(附于报销单后),确因酒店原因未能开具发票的,报销金额以结账明细单为准。

第十五条  招待用车标准及要求:

1、在接待、外联过程中确需用车的,实行事后办公室登记制,填写用车记录单(附件1)交办公室留档;

2、用车原则上以总公司交通服务部派车为主,不鼓励自驾私家车,特殊情况下确需自驾私家车的,在保证安全的同时公司事后根据公里数给予一定油补;

 

第四章  重要接待、外联的计划与准备

第十六条  公司出现重要接待时,办公室或负责人须提前制定接待计划,报公司总经理、副总经理审核。

第十七条  重要接待计划应包括以下内容:

1、     接待类型与规模;

2、     来宾情况(包括来宾个人信息、交通信息、逗留时间、注意事项);

3、     接待人员组成及职责分工;

4、     接待安排(包括会议、参观、吃住行计划等);

5、     经费预算;

6、     其他需要考虑的细节和前期准备。

第十八条  接待计划编制完成后,相关人员依照计划内容按时、保质开展工作,避免各类突发事件发生。

第十九条  公司开展重要外联工作时,须根据外联目的制定外联工作提纲,具体内容包括:

1、     对方基本信息;

2、     外联工作目的和预期效果;

3、     须提前准备的资料清单;

4、     重点搜集和索取内容清单;

5、     其他需要说明的问题。

第五章  接待外联礼仪规范

第二十条  接待礼仪:

1、     仪表:面容清洁,衣着得体;

2、     举止:稳重端庄,从容大方;

3、     言语:语气温和,礼貌文雅;

4、     态度:诚恳热情,不卑不亢。

第二十一条  接待程序中要注意把握迎候时间,提前等候于公司门口或车站机场;接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序;接受名片时,要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中;过走廊时,通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说这边请;进电梯时要告诉客人上几楼,让客人先进,先出;客人落座后,要以双手奉茶,先客人,再主人,先领导,后同事;送客时根据身份确定规格,若送至大门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。

第二十二条  外联过程中,须主动自我介绍并递上名片,着重记忆对方人员姓名和称呼方式,注意说话时机和表达方式,遵守所在地点相关规定,保持公司良好形象。

第二十三条  接待外联中涉及机要事务、秘密文件、重要会议,要特别注意保密;接待中既要熟练介绍公司情况,又要注意保守公司相关秘密;对不宜摄影摄像的场合,自觉不予拍摄或向来访人员说明。

第二十四条  接待中应厉行节约,精打细算,不摆阔气,不讲排场,不奢侈浪费,严格依照标准执行。

第六章   

第二十五条  本办法自发布之日起实施,公司独立机构参照执行。

第二十六条  本办法中若出现与实际不适应情况,可报公司进行修订。
                                           
                                                            
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